pracownik i pracownica biurowi siedzą przy biurku z komputerem i dokumentami i dyskutują

Rozliczanie dotacji

Otrzymanie dofinansowania na projekt unijny jest niewątpliwym sukcesem dla firmy, ale należy pamiętać że moment otrzymania środków finansowych jest najczęściej oddalony w czasie i wymaga spełnienia wielu formalności. Z chwilą rozpoczęcia realizacji projektu unijnego trzeba mieć na uwadze konieczność bieżącego dokumentowania prowadzonych działań pod kątem zgodności merytorycznej i finansowej z warunkami umowy i złożonym wnioskiem o dofinansowanie. Rozliczanie projektu w większości przypadków sprowadza się to do cyklicznego, nie rzadszego niż raz na kwartał składania wniosków o płatność lub sprawozdawczych jak również udziału w kontrolach projektu. Szczególną uwagę należy zwrócić na procedowanie przetargów i właściwy wybór dostawców/wykonawców, oraz prawidłowe dokumentowanie wszystkich działań. Wymaga to znajomości wielu zasad,

procedur, przepisów, a także doświadczenia ponieważ nie trudno o popełnienie błędu, który może skutkować nałożeniem ewentualnych kar finansowych na beneficjenta.

W tym złożonym procesie wspieramy firmy prowadzące projekty badawczo-rozwojowe oraz inwestycyjne powiązane z wszystkimi sektorami przemysłu i usług. W trakcie realizacji projektu w kolejnych etapach obsługujemy procesy dokumentowania wykonanych prac, rozliczania kosztów, występowania o transze dofinansowania w formie zaliczek bądź refundacji, dbamy o prawidłową promocję projektu oraz bierzemy udział w bieżącej komunikacji z instytucją finansującą, uzgodnieniach zmian umowy i kontrolach projektu.

Weryfikacja dokumentów

Sprawdzanie kwalifikowalności wydatków oraz prawidłowości opisu dokumentów księgowych i formalnych.

Wnioski o płatność

Bieżąca obsługa projektu w systemie informatycznym w tym pod kątem wniosków sprawozdawczych i o płatność.

Przetargi

Prowadzenie postępowań przetargowych (PZP lub zasada konkurencyjności) w odniesieniu do zakupu produktów i usług.

Promocja projektu

Uzgodnienia/ zmiany

ikona 2 osób rozmawiających - uzgodnienia

Kontrola projektu

Przygotowanie wzorów oznakowania dla projektu unijnego (naklejki, listowniki, tablica informacyjna, informacja na stronę www itd.)

Bieżąca komunikacja z instytuacją finansującą, uzgodnienia aneksów do umowy, itd.

Przygotowanie beneficjenta do kontroli okresowych i końcowej i udział w nich.

księgowa z kalkulatorem- rozliczanie dotacji

Przed rozpoczęciem
projektu pamiętaj o:

dokładnym przeczytaniu warunków umowy i zaakceptowanego wniosku o dofinansowanie,
zapoznaniu się z procedurami obowiązującymi przy zakupach produktów i usług (PZP lub zasada konkurencyjności),
zapoznaniu się z zasadami tworzenia i składania wniosków o płatność w systemie informatycznym,
przestrzeganiu wszystkich terminów ustalonych w harmonogramie projektu,
zapoznaniu się z zasadami dotyczącymi informacji i promocji projektu dotacyjnego,
konieczności zrealizowania wszystkich wskaźników produktu i rezultatu,
konsultowaniu z instytucją finansującą wszystkich zmian dotyczących warunków realizacji umowy (np. harmonogram, budżet, itp),
archiwizowaniu wszystkich dokumentów związanych z projektem (w wersji papierowej i/lub elektronicznej),
konieczności sporządzania sprawozdań w okresie trwałości projektu,