Rozliczanie dotacji unijnych

Otrzymanie dofinansowania na projekt unijny jest niewątpliwym sukcesem dla firmy, ale należy pamiętać że moment otrzymania środków finansowych jest najczęściej oddalony w czasie i wymaga spełnienia wielu formalności. Z chwilą rozpoczęcia realizacji projektu unijnego trzeba mieć na uwadze konieczność bieżącego dokumentowania prowadzonych działań pod kątem zgodności merytorycznej i finansowej z warunkami umowy i złożonym wnioskiem o dofinansowanie. Rozliczanie projektu w większości przypadków sprowadza się to do cyklicznego, nie rzadszego niż raz na kwartał składania wniosków o płatność lub sprawozdawczych jak również udziału w kontrolach projektu. Szczególną uwagę należy zwrócić na procedowanie przetargów i właściwy wybór dostawców/wykonawców, oraz prawidłowe dokumentowanie wszystkich działań. Wymaga to znajomości wielu zasad,

procedur, przepisów, a także doświadczenia ponieważ nie trudno o popełnienie błędu, który może skutkować nałożeniem ewentualnych kar finansowych na beneficjenta.

W tym złożonym procesie wspieramy firmy prowadzące projekty badawczo-rozwojowe oraz inwestycyjne powiązane z wszystkimi sektorami przemysłu i usług. W trakcie realizacji projektu w kolejnych etapach obsługujemy procesy dokumentowania wykonanych prac, rozliczania kosztów, występowania o transze dofinansowania w formie zaliczek bądź refundacji, dbamy o prawidłową promocję projektu oraz bierzemy udział w bieżącej komunikacji z instytucją finansującą, uzgodnieniach zmian umowy i kontrolach projektu.

W czym pomagamy

Weryfikacja dokumentów

Sprawdzanie kwalifikowalności wydatków oraz prawidłowości opisu dokumentów księgowych i formalnych.

Promocja projektu

Przygotowanie wzorów oznakowania dla projektu unijnego (naklejki, listowniki, tablica informacyjna, informacja na stronę www itd.)

Wnioski o płatność

Przetargi

Bieżąca obsługa projektu w systemie informatycznym w tym pod kątem wniosków sprawozdawczych i o płatność.

Uzgodnienia/ zmiany

Prowadzenie postępowań przetargowych (PZP lub zasada konkurencyjności) w odniesieniu do zakupu produktów i usług.

Kontrola projektu

Bieżąca komunikacja z instytuacją finansującą, uzgodnienia aneksów do umowy, itd.

Przygotowanie beneficjenta do kontroli okresowych i końcowej i udział w nich.

Przed rozpoczęciem
projektu pamiętaj o:

dokładnym przeczytaniu warunków umowy i zaakceptowanego wniosku o dofinansowanie,
zapoznaniu się z procedurami obowiązującymi przy zakupach produktów i usług (PZP lub zasada konkurencyjności),
zapoznaniu się z zasadami tworzenia i składania wniosków o płatność w systemie informatycznym,
przestrzeganiu wszystkich terminów ustalonych w harmonogramie projektu,
zapoznaniu się z zasadami dotyczącymi informacji i promocji projektu dotacyjnego,
konieczności zrealizowania wszystkich wskaźników produktu i rezultatu,
konsultowaniu z instytucją finansującą wszystkich zmian dotyczących warunków realizacji umowy (np. harmonogram, budżet, itp),
archiwizowaniu wszystkich dokumentów związanych z projektem (w wersji papierowej i/lub elektronicznej),
konieczności sporządzania sprawozdań w okresie trwałości projektu,

FAQ

Czy można otrzymać zaliczkę na realizację projektu?

W większości projektów unijnych istnieje możliwość zaliczkowania etapów projektu. Wysokość jednorazowej zaliczki jest limitowana (np. 45% kosztów kwalifikowanych [kk]) jak również suma zaliczek możliwych do otrzymania w projekcie (np. 90% kk). Aby otrzymać następną zaliczkę w pierwszej kolejności należy rozliczyć poprzednio otrzymaną zaliczkę. Należy pamiętać aby przestrzegać szczegółowych zasad wydatkowania i rozliczania zaliczek.

Jak często należy składać wnioski o płatność?

Wnioski o płatność, jak również wnioski sprawozdawcze należy składać zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, najczęściej w okresach kwartalnych lub półrocznych.

Kiedy trzeba stosować zasadę konkurencyjności?

Zasadę konkurencyjności stosuje się w przypadku zamówień na kwoty wyższe niż 50.000 PLN netto. W zależności od typu beneficjenta oraz wartości zamówienia stosuje się przepisy Prawa Zamówień Publicznych lub w zasady konkurencyjności. Przedsiębiorstwa prywatne bez względu na formę organizacyjną zobligowane są przeważnie do stosowania zasady konkurencyjności.

Czy można wprowadzać zmiany w projekcie?

Beneficjent jest zobowiązany do zrealizowania projektu zgodnie z zapisami umowy. Wszelkie zmiany założeń, harmonogramu czy budżetu należy szczegółowo konsultować z jednostką finansującą projekt i uzyskać jej akceptację np. w formie aneksu do umowy. Procedura i zakres możliwych zmian jest opisana w umowie o dofinansowanie.