DOTACJA
To bezzwrotna pomoc finansowa przyznawana beneficjentowi w ramach działań finansowanych z funduszy unijnych. W konkursach dotacyjnych beneficjent (np. przedsiębiorca) musi najpierw wyłożyć swoje środki, na sfinansowanie określonego zakresu prac, a następnie odzyskać je w formie refundacji z dotacji. Często istnieje jednak możliwość zaliczkowania i etapowego rozliczania projektów co jest ułatwieniem z punktu widzenia obsługi finansowej cash-flow inwestycji.
BENEFICJENT
Podmiot, który korzysta ze środków UE takich jak np. dotacja na potrzeby realizacji danego projektu.
WYDATEK KWALIFIKOWANY
Wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami obowiązującymi w stosownych wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków, w ramach poszczególnych programów operacyjnych kwalifikujący do refundacji ze środków przeznaczonych na realizację tego programu. Wydatki kwalifikowane mogą obejmować np.: koszty budowy, rozbudowy, zakupy aparatury, oprogramowania, prace zlecone, wynagrodzenia, koszty pośrednie. Wydatki kwalifikowane dzielą się potocznie na „twarde” czyli obejmujące aktywa tj. nieruchomości, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, oraz ‘miękkie’ związane z wynagrodzeniami, szkoleniami, stypendiami, itd.
WNIOSEK O DOTACJĘ
Formularz który wypełnia podmiot aplikujący, zawierający dane o podmiocie wraz z mniej lub bardziej szczegółowym w zależności od konkursu, opisem projektu i harmonogramem rzeczowo-finansowym. Wniosek aplikacyjny najczęściej musi być opatrzony dodatkowymi załącznikami takimi jak: biznesplan z analizą finansową lub studium wykonalności oraz dodatkowymi dokumentami formalnymi.
INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA
Podmiot, któremu została powierzona realizacja zadań takich jak przeprowadzanie konkursów i nadzór nad rozliczaniem projektów w ramach określonych programów operacyjnych np. Program Operacyjny Inteligentny Rozwój (POIR), Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (POIŚ), inne. Przykładowe instytucje pośredniczące to np. NCBiR, PARP, BGK, inne.
BIZNESPLAN
Biznesplan to dokument zawierający analizę opłacalności danego przedsięwzięcia, czyli projektu w celu pozyskania przez beneficjenta dotacji. Biznesplan zawiera opis celów, jakie przedsiębiorstwo zamierza realizować w przyszłości z uwzględnieniem istniejących uwarunkowań rynkowych, finansowych, marketingowych, technologicznych, organizacyjnych i kadrowych i najczęściej składa się z następujących części:
• opis działalności przedsiębiorstwa
• charakterystyka przedsięwzięcia
• analiza rynkowa
• opis produktu lub usługi, której dotyczy biznesplan
• opis strategii
• marketingowej
• plan finansowy
STUDIUM WYKONALNOŚCI
Inaczej „feasibility study” oznacza opracowanie zawierające ocenę potencjału projektu, dla wsparcia decyzji nt. jego realizacji, poprzez możliwie jak najbardziej obiektywne określenie jego mocnych i słabych stron oraz możliwości i zagrożeń z nim związanych, zasobów, jakie będą niezbędne do realizacji projektu, oraz ocenę szans jego powodzenia. Studium wykonalności składa się najczęściej z: analizy rynku, analizy ekonomicznej, analizy technicznej i analizy strategicznej
ROZLICZANIE DOTACJI
Realizacja projektu finansowanego ze środków unijnych wymaga dbałości o kwestie merytoryczne i proceduralne. Cel projektu zostanie osiągnięty jeżeli beneficjent wykona zgodnie z harmonogramem realizacji i płatności wszystkie działania w rezultacie których powstanie produkt lub usługa, możliwa do obiektywnego zweryfikowania na podstawie wskaźników (produktu i rezultatu). Dodatkowo beneficjent musi wykazać, że podczas realizacji stosował wymagane procedury z zachowaniem konkurencyjności w procesie ofertowania i zakupów, jak również poniósł koszty kwalifikowane projektu. Niekiedy zdarza się, że podczas realizacji konieczne są zmiany zakresu projektu, które bezwzględnie muszą być formalne uzgodnione z instytucja pośredniczącą, w przeciwnym wypadku mogą prowadzić do obniżenia części lub całości kwoty dotacji na etapie rozliczania projektu.