Przedsiębiorcy rozpoczynający swoją przygodę z dotacjami unijnymi czasami spodziewają się, że dotacja pokryje koszty całości inwestycji. Niestety nic bardziej mylnego, ponieważ dotacja unijna wesprze finansowanie projektu inwestycyjnego, ale pod warunkiem, że przedsiębiorca włoży w inwestycję część środków własnych lub pochodzących z kredytu, a jak to działa, o tym poniżej.
Dotacja jest bezzwrotnym dofinansowaniem projektu, a kwota dotacji wynika z intensywności dofinansowania danego konkursu (np. 45%, 50%, 70%) w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych projektu i najczęściej jest wypłacana w formie refundacji, np. po zakończeniu danego etapu. W niektórych projektach badawczo-rozwojowych z programu POIR (Program Operacyjny Inteligentny Rozwój) istnieje możliwość zaliczkowania, każdorazowo należy sprawdzić to w dokumentacji konkursowej.
Projekty unijne w obecnej perspektywie (2014-2020) mają najczęściej taką konstrukcję, że jeżeli ktoś planuje dofinansowanie swojego np. innowacyjnego pomysłu/projektu, to musi posiadać, albo własne środki, albo zdolność kredytową do sfinansowania większości kosztów kwalifikowanych, w niektórych konkursach może sfinansować wkład własny np. z pożyczki od trzeciej firmy. Trzeba mieć świadomość tego, że kwota dotacji jest obliczana w stosunku do kosztów kwalifikowanych netto projektu, bez VAT, a to oznacza, że przy planowaniu finansowania musimy uwzględnić posiadanie środków na jego pokrycie, oczywiście przy założeniu że nie występujemy o zwrot VAT. Przykładowy montaż finansowy projektu pokazałem poniżej.
I tutaj parę uwag tytułem wyjaśnienia:
w powyższym przykładzie projekt składa się z czterech etapów rozliczanych kwartalnie, najczęściej etapy określa się w ujęciu kwartalnym, lub półrocznym
etapy powinny stanowić skończoną całość możliwą do zweryfikowania (np. zakup aparatury, oprogramowania, prace remontowe pomieszczeń)
przy planowaniu finansowania trzeba wziąć pod uwagę, że rozliczenie każdego etapu zajmuje 1-3 miesięcy , a projekt w tym czasie musi posuwać się do przodu, będąc nadal finansowanym ze środków własnych
jeżeli nie ma przewidzianych w projekcie zaliczek, to własne środki potrzebujemy już na starcie
końcowa płatność jest dokonywana dopiero po zrealizowaniu wszystkich zadań, co oznacza, że końcówkę projektu też będziemy musieli sfinansować z własnych środków
jak widać w przedstawionym przykładzie, przy 50% finansowaniu i założeniu, że nie występujemy o zwrot VAT powinniśmy planować wkład własny na ok. 80% kosztów kwalifikowanych, w przypadku, a kiedy planujemy zwrot VAT wkład własny będzie niższy o ok. 15%
dobrze jest planować ostatnią transzę jako relatywnie niską, dzięki temu otrzymamy większość refundacji przed zakończeniem projektu
Podsumowując, kiedy planujemy budżet pod projekty unijne np. z programu POIR, zawsze będziemy potrzebowali wkładu własnego do sfinansowania większości kosztów kwalifikowanych, a bezzwrotną dotację otrzymamy czasami w formie zaliczki i zawsze refundacji całości lub etapów projektu.