Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane w projektach inwestycyjnych i badawczych

magnific.com

Prawidłowe zaplanowanie budżetu to jeden z najważniejszych elementów przygotowania projektu ubiegającego się o dofinansowanie. Nie wystarczy jednak sprawdzić, czy dany wydatek znajduje się w katalogu kosztów kwalifikowanych. Każdy program wsparcia realizuje określone cele, dlatego kwalifikowalność wydatków oceniana jest przede wszystkim przez pryzmat efektów, jakie projekt ma przynieść.

W praktyce oznacza to, że ten sam koszt może zostać uznany za kwalifikowany w jednym konkursie, a w innym całkowicie wyłączony z możliwości finansowania. Ostateczna ocena zależy od rodzaju projektu, regulaminu naboru oraz dokumentacji programowej.

Koszty kwalifikowane w zależności od rodzaju projektu

Projekty inwestycyjne

Programy wspierające rozwój przedsiębiorstw np. Fundusze Norweskie na Zielony Biznes i Innowacje koncentrują się w głównej mierze na wdrażaniu nowych technologii, zwiększaniu potencjału produkcyjnego, automatyzacji procesów oraz podnoszeniu konkurencyjności firm. Z tego względu kwalifikowane są przede wszystkim wydatki inwestycyjne, takie jak:

• zakup maszyn i urządzeń,

• zakup linii technologicznych,

• zakup środków trwałych,

• zakup wartości niematerialnych i prawnych, w tym oprogramowania oraz licencji,

• niekiedy również roboty budowlane lub modernizacja infrastruktury, jeśli są bezpośrednio związane z realizowaną inwestycją.

Jednocześnie wynagrodzenia etatowych pracowników przedsiębiorstwa, koszty codziennego funkcjonowania firmy czy wydatki administracyjne zazwyczaj nie stanowią kosztów kwalifikowanych.

Projekty badawczo-rozwojowe (B+R)

W projektach badawczo-rozwojowych np. Ścieżka Smart ciężar finansowania przesuwa się z inwestycji na prowadzenie prac badawczych i eksperymentalnych. Największą część budżetu stanowią zazwyczaj:

• wynagrodzenia zespołu badawczego,

• koszty aparatury naukowo-badawczej,

• materiały i surowce wykorzystywane podczas badań,

• usługi badawcze świadczone przez podmioty zewnętrzne,

• amortyzacja aparatury wykorzystywanej w projekcie,

• koszty ochrony własności intelektualnej, jeśli przewiduje je dany program.

Natomiast wydatki związane z komercyjnym wdrożeniem wyników badań, zakupem pełnoskalowych linii produkcyjnych czy infrastruktury przeznaczonej do rozpoczęcia produkcji najczęściej nie mogą być finansowane na etapie realizacji projektu B+R. Tego rodzaju inwestycje są zwykle wspierane w odrębnych konkursach wdrożeniowych.

Projekty z zakresu efektywności energetycznej

W projektach dotyczących poprawy efektywności energetycznej kwalifikowane są wyłącznie wydatki, które bezpośrednio wpływają na osiągnięcie oszczędności energii potwierdzonych audytem energetycznym lub innym wymaganym dokumentem.

Do kosztów kwalifikowanych mogą należeć m.in.:

• modernizacja instalacji technologicznych,

• wymiana urządzeń na bardziej energooszczędne,

• systemy odzysku ciepła,

• magazyny energii,

• instalacje OZE, jeśli są elementem kompleksowej modernizacji.

Natomiast zakupy służące wyłącznie rozwojowi przedsiębiorstwa, które nie przekładają się na poprawę efektywności energetycznej, zazwyczaj nie mogą zostać objęte dofinansowaniem.

Nie tylko katalog kosztów ma znaczenie

Nawet jeśli dany wydatek formalnie znajduje się w katalogu kosztów kwalifikowanych, nie oznacza to automatycznie możliwości jego sfinansowania.

Eksperci oceniający projekt analizują również:

• niezbędność poniesienia wydatku,

• jego bezpośredni związek z celami projektu,

• racjonalność kosztów,

• zgodność z cenami rynkowymi,

• odpowiednie uzasadnienie w dokumentacji projektowej.

Koszty zawyżone, nieproporcjonalne do zakresu projektu lub niewystarczająco uzasadnione mogą zostać uznane za niekwalifikowalne, mimo że mieszczą się w katalogu wydatków dopuszczonych przez regulamin konkursu.

Koszty niekwalifikowane w projektach inwestycyjnych i badawczych

Każdy program określa własny katalog kosztów wyłączonych z finansowania. Mimo różnic pomiędzy konkursami istnieje grupa wydatków, które niemal zawsze pojawiają się na liście kosztów niekwalifikowanych.

• Podatek od towarów i usług (VAT) - nie jest kosztem kwalifikowanym w sytuacji, gdy beneficjent ma prawną możliwość jego odzyskania lub odliczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nie ma przy tym znaczenia, czy przedsiębiorca faktycznie korzysta z tego prawa – liczy się sama możliwość odzyskania podatku.

  
  

• Koszty bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa- do kosztów niekwalifikowanych zalicza się wydatki związane z codzienną działalnością przedsiębiorstwa, które byłyby ponoszone niezależnie od realizacji projektu. Dotyczy to między innymi:

  • utrzymania biura,

  • opłat za media,

  • obsługi administracyjnej,

  • stałej obsługi księgowej,

  • obsługi prawnej,

  • kosztów kadrowych.

Warto jednak pamiętać, że jeżeli regulamin konkursu przewiduje rozliczanie kosztów pośrednich, wydatki związane z zarządzaniem projektem, administracją czy jego obsługą mogą być pokrywane właśnie z tej kategorii. Najczęściej stosowane są stawki ryczałtowe wynoszące np. 7%, 10% lub 15% kosztów bezpośrednich, choć ich wysokość zależy od zasad konkretnego programu.

• Koszty przygotowania dokumentacji aplikacyjnej - wydatki poniesione przed złożeniem wniosku, takie jak:

  • opracowanie biznesplanu,

  • przygotowanie studium wykonalności,

  • analizy finansowe,

  • usługi firm doradczych,

  • przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej,

co do zasady nie podlegają refundacji. Wyjątki mogą występować wyłącznie wtedy, gdy regulamin konkursu przewiduje możliwość finansowania tego typu kosztów.

• Koszty informacji i promocji projektu- beneficjenci funduszy europejskich są zobowiązani do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych, obejmujących m.in.:

  • tablice informacyjne i pamiątkowe,

  • plakaty,

  • oznakowanie zakupionych środków trwałych,

  • prowadzenie podstrony internetowej projektu,

  • materiały promocyjne wymagane przez instytucję finansującą.

W większości programów wydatki te nie są ujmowane jako koszty bezpośrednie projektu. Finansuje się je z kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, o ile dana dokumentacja konkursowa przewiduje taką możliwość.

• Zakup środków transportu- zakup samochodów osobowych oraz pojazdów przeznaczonych do bieżącej działalności przedsiębiorstwa niemal zawsze stanowi koszt niekwalifikowany. Wynika to z faktu, że trudno wykazać ich bezpośredni wpływ na realizację celów funduszy europejskich, takich jak rozwój innowacji, transformacja cyfrowa czy poprawa konkurencyjności przedsiębiorstw.

  Wyjątkiem mogą być specjalistyczne pojazdy lub środki transportu stanowiące integralny element wdrażanej technologii lub innowacji, np. elektryczne pojazdy techniczne wykorzystywane bezpośrednio w procesie produkcyjnym. W takich przypadkach konieczne jest jednak szczegółowe uzasadnienie ich niezbędności oraz wykazanie ścisłego związku z celami projektu.

Jak bezpiecznie zaplanować strukturę finansową

Odpowiednio zaplanowany budżet zwiększa szanse na uzyskanie dofinansowania i ogranicza ryzyko zakwestionowania wydatków podczas oceny lub rozliczania projektu. Eksperci EMPIA pomagają przedsiębiorcom zweryfikować kwalifikowalność kosztów, przygotować optymalną strukturę finansową oraz dostosować budżet do wymagań konkretnego programu dotacyjnego. Dzięki temu projekt od początku spełnia wymagania instytucji finansujących i ma większe szanse na sukces.

Jeżeli planują Państwo inwestycję lub projekt rozwojowy i chcą skorzystać z możliwości, jakie oferują Fundusze Europejskie, zapraszamy do kontaktu. Przeanalizujemy założenia przedsięwzięcia, wskażemy najlepsze możliwości finansowania i pomożemy sprawnie przeprowadzić projekt od etapu planowania po jego realizację.