Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu unijnego – jak zaplanować go prawidłowo?

magnific.com

Harmonogram rzeczowo-finansowy to jeden z kluczowych elementów projektu dofinansowanego ze środków unijnych. Nie jest wyłącznie formalnym załącznikiem do wniosku – stanowi plan, według którego beneficjent będzie realizował inwestycję, ponosił wydatki i rozliczał projekt.

Dobrze przygotowany harmonogram pozwala zrealizować zaplanowany zakres prac i ograniczyć ryzyko opóźnień i problemów z realizacją i rozliczeniem dofinansowania. Zbyt optymistyczne terminy mogą natomiast prowadzić do konieczności zmiany umowy, problemów z kwalifikowalnością wydatków, a w skrajnych przypadkach do utraty części wsparcia.

Co powinien zawierać harmonogram rzeczowo-finansowy?

Harmonogram rzeczowo-finansowy powinien przedstawiać zakres zadań, terminy ich realizacji oraz przypisane do nich koszty. Poszczególne działania należy ułożyć w logicznej kolejności, uwzględniając zależności pomiędzy nimi. Każde zadanie powinno mieć określony termin oraz odpowiadający mu budżet.

• W projekcie inwestycyjnym np. Fundusze Norweskie na Zielony Biznes i Innowacje harmonogram może obejmować:

  • budowę lub adaptację hali produkcyjnej,

  • zakup i instalację maszyn lub linii technologicznej,

  • uruchomienie urządzeń,

  • szkolenia pracowników.

• W projektach badawczo-rozwojowych np. Ścieżka Smart harmonogram może z kolei obejmować badania przemysłowe, prace rozwojowe i działania przedwdrożeniowe. Istotnym elementem są kamienie milowe, czyli punkty kontrolne pozwalające ocenić postęp prac i przejście do kolejnych etapów.

Jak realnie zaplanować terminy?

Przygotowując harmonogram rzeczowo-finansowy, trzeba uwzględnić nie tylko czas potrzebny na wykonanie samej inwestycji. Na termin realizacji wpływają również procedury administracyjne, zakupy, dostawy oraz rozliczenie projektu jak poniżej:

Regulamin konkursu i umowa o dofinansowanie

W pierwszej kolejności należy sprawdzić zasady konkretnego naboru. Dokumentacja może określać najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia projektu oraz maksymalny okres jego realizacji.

Szczególnie ważne jest ustalenie, jakie działania są uznawane za rozpoczęcie projektu. W zależności od programu może to być np. podpisanie wiążącej umowy z wykonawcą, wpłata zaliczki czy rozpoczęcie robót budowlanych. Rozpoczęcie inwestycji przed dopuszczalnym terminem może skutkować utratą możliwości uzyskania dofinansowania.

Decyzje i pozwolenia

Jeżeli inwestycja wymaga pozwolenia na budowę, decyzji środowiskowej lub innych uzgodnień, czas potrzebny na ich uzyskanie powinien zostać uwzględniony w harmonogramie. Niewłaściwe zaplanowanie tego etapu często prowadzi do przesunięcia terminu zakończenia całej inwestycji.

Dostawa i uruchomienie maszyn

Terminy dostaw warto określać na podstawie aktualnych ofert i informacji od dostawców. W przypadku specjalistycznych maszyn czy całych linii technologicznych produkcja, transport, montaż i uruchomienie mogą trwać kilka lub kilkanaście miesięcy.

Postępowania zakupowe

Beneficjent musi również uwzględnić czas potrzebny na przeprowadzenie postępowań zgodnie z zasadami obowiązującymi w projektach unijnych. Przygotowanie zapytania ofertowego, publikacja w Bazie Konkurencyjności, termin na składanie ofert, ich ocena i wybór wykonawcy powodują, że zakup finansowany z dotacji może trwać znacznie dłużej niż standardowa transakcja komercyjna.

Harmonogram powinien obejmować także rozliczenie projektu

Błędem jest przyjmowanie, że projekt kończy się w momencie dostarczenia maszyny, zakończenia robót czy uruchomienia instalacji. Do harmonogramu należy włączyć również czas na opracowanie/aktualizację dokumentacji, rozliczenie wydatków, złożenie i zatwierdzenie końcowego wniosku o płatność oraz potwierdzenie osiągnięcia wymaganych wskaźników.

Czy harmonogram rzeczowo-finansowy można później zmienić?

Zmiany harmonogramu po podpisaniu umowy o dofinansowanie mogą być możliwe, ale ich zakres i sposób przeprowadzenia zależą od zasad konkretnego programu. Szczególnej uwagi wymagają zmiany dotyczące zakresu rzeczowego oraz terminu zakończenia projektu.

W przypadku istotnych modyfikacji konieczne może być przedstawienie uzasadnienia w celu uzyskanie zgody instytucji finansującej. Dlatego znacznie bezpieczniej jest przygotować harmonogram z odpowiednim zapasem czasowym już na etapie planowania projektu.

Najczęstsze błędy

Przy tworzeniu harmonogramu rzeczowo-finansowego najczęściej popełniane są następujące błędy:

• przyjmowanie terminów bez analizy regulaminu konkursu,

• niedoszacowanie czasu potrzebnego na decyzje i pozwolenia,

• zakładanie zbyt krótkich terminów dostaw i uruchomienia maszyn,

• pomijanie czasu potrzebnego na postępowania zakupowe,

• brak czasu na końcowe rozliczenie projektu,

• nieuwzględnienie rezerwy na opóźnienia i nieprzewidziane problemy.

Szczególnie ryzykowne jest planowanie inwestycji „na styk”, bez żadnego marginesu bezpieczeństwa.

Realistyczny harmonogram to bezpieczniejszy projekt

Harmonogram rzeczowo-finansowy powinien być przede wszystkim realnym planem wykonania projektu, a nie deklaracją maksymalnie krótkiego czasu realizacji.

Przed jego przygotowaniem warto przeanalizować kolejność prac, zależności pomiędzy zadaniami, procedury zakupowe i administracyjne oraz rzeczywiste terminy dostaw oraz pozostawić bufor na nieprzewidziane opóźnienia.

Dobrze skonstruowany harmonogram rzeczowo-finansowy ułatwia nie tylko realizację inwestycji, ale również kontrolowanie budżetu i prawidłowe rozliczenie dotacji. Im dokładniej zostanie przygotowany na początku, tym mniejsze ryzyko problemów na kolejnych etapach projektu.

Jeżeli planują Państwo inwestycję lub projekt rozwojowy i chcą skorzystać z możliwości, jakie oferują Fundusze Europejskie, zapraszamy do kontaktu. Przeanalizujemy założenia przedsięwzięcia, wskażemy najlepsze możliwości finansowania i pomożemy sprawnie przeprowadzić projekt od etapu planowania po jego realizację.